Hur sparar jag kundernas e-post i CRM-systemet?
Om kundkonversationerna bara ligger i personliga inkorgar är CRM-korten tomma och ingen litar på systemet. Lösningen är en enkel regel: den kommersiella korrespondensen går ut från CRM-systemet.
Kort svar
- I 4softcrm skickar du e-posten 1:1 direkt från kontakt- eller affärskortet.
- Det skickade meddelandet stannar i kortets historik, bredvid samtal, möten samt WhatsApp- och sms-meddelanden.
- 4softcrm synkroniserar inte din Gmail- eller Outlook-brevlåda; meddelanden som skickas utanför CRM-systemet syns inte automatiskt på kortet.
- Du loggar viktiga svar som du fått i din brevlåda som en aktivitet på affären.
- Du planerar möten i CRM-systemets aktivitetskalender, kopplade till kontakten och affären.
Var teamet håller varje typ av kommunikation
En enkel regel för teamet
| Typ | Var det sker | Hur det når kortet |
|---|---|---|
| Skickad kommersiell e-post | Från kontakt- eller affärskortet | Automatiskt, i historiken |
| Svar mottaget i brevlådan | I Gmail, Outlook eller en annan e-postklient | Loggas manuellt som aktivitet |
Steg att genomföra
- Kom överens i teamet om att offerter och uppföljningar skickas från CRM-systemet, inte från en personlig brevlåda.
- Kontrollera att varje kontakt har rätt e-postadress på kortet.
- Skicka det första mejlet från affärskortet och kontrollera att det syns i historiken.
- Logga som aktivitet de svar som ändrar affärens läge.
- Planera möten i aktivitetskalendern, så att de syns på kortet och i aktivitetsinkorgen.
Vanliga misstag
- Offerter som skickas från en personlig brevlåda, så att kortet inte visar vad kunden har fått lovat.
- Svar som ändrar förhandlingen men aldrig loggas i CRM-systemet.
- Ingen gallringspolicy, så att meddelanden med personuppgifter sparas för evigt.
- Att inte informera de anställda om vad som registreras i CRM-systemet – både ett förtroende- och ett regelefterlevnadsproblem.
Så hjälper 4softcrm
- E-post 1:1 som skickas direkt från kontakt- eller affärskortet och sparas i historiken.
- En aktivitetskalender och inkorg, med möten kopplade till kontakten och affären.
- Sms och WhatsApp skickas från samma kort via 4notify, i samma historik.