Vad är ett CRM-system och vad används det till i ett företag?
CRM står för Customer Relationship Management. I praktiken är det stället där företaget samlar sina kunder, samtalen med dem och säljmöjligheterna – i stället för kalkylblad, separata inkorgar och anteckningar i mobilen.
Kort svar
- Ett CRM-system är en applikation där du samlar kontakter, företag och säljmöjligheter på ett ställe.
- Varje kund har ett kort med hela historiken: e-post, samtal, möten, skickade offerter och vilket steg kunden befinner sig i.
- Affärerna flyttas längs en visuell pipeline, från ny lead till vunnen eller förlorad.
- Samma data ger rapporterna: hur många offerter som är öppna, vad pipelinen är värd och var affärer fastnar.
- Använd det som enda sanningskälla för säljteamet; finns inte informationen i CRM-systemet existerar den i praktiken inte.
Vad ett CRM-system faktiskt innehåller
- Kontakter och företag – kort med kontaktuppgifter, roll, anpassade fält och kopplingen mellan kontakt och företag.
- Affärer – värde, steg, sannolikhet, förväntat avslutsdatum och ansvarig.
- Aktiviteter – samtal, möten, uppgifter och påminnelser kopplade till en kontakt eller en affär.
- Kommunikation – e-post samt WhatsApp- och sms-meddelanden som skickas från kortet, plus interna anteckningar, allt på kundkortet.
- Rapporter – pipeline per steg, aktivitet per säljare, konverteringsgrad och viktat värde.
Ett exempel från ett distributionsföretag
Ett distributionsföretag med 6 säljare fick förfrågningar via e-post, WhatsApp och telefon. Varje säljare hade sitt eget kalkylblad. Vid månadens slut kunde ägaren inte säga hur många offerter som var öppna.
Efter övergången till ett CRM-system blir varje förfrågan en affär med värde och steg. Pipelinerapporten visar 48 000 EUR i offertskede och 18 affärer utan aktivitet på mer än 14 dagar, i realtid.
Vanliga misstag när man inför ett CRM-system
- Att behandla det som en adressbok och aldrig lägga in affärer – då får du varken pipeline eller viktat värde.
- Att kräva 30 obligatoriska fält vid skapandet. Säljarna fyller i på måfå och datan blir oanvändbar.
- Att kopiera kalkylbladets arbetssätt i stället för att definiera tydliga pipelinesteg med inträdeskriterier.
- Att inte flytta över e-posten till CRM-systemet. Om konversationerna bara ligger i personliga inkorgar är kundkortet tomt och ingen litar på CRM-systemet.
Så hjälper 4softcrm
- Ett kort för varje kontakt och företag, med aktivitetstidslinje och anpassade fält.
- En konfigurerbar visuell pipeline per steg, med värde och sannolikhet på varje affär.
- Planer efter användarnivå (upp till 5, 25, 50 eller 100), inte en avgift för varje person.