Ali lahko CRM povežem z izdajanjem računov in e-računi?
Da, povezava med prodajo in izdajanjem računov je ena od integracij z najjasnejšim prihrankom časa: odpravi ročno prepisovanje podatkov o stranki. Pošiljanje računov v nacionalni sistem e-računov pa je ločen, zakonsko urejen korak.
Kratek odgovor
- Iz sprejete ponudbe z gumbom »Izdaj račun« nastane račun v 4invoices, s podatki o stranki, ki so že izpolnjeni.
- 4softcrm in 4invoices računov ne pošiljata v nacionalni sistem e-računov; to je ločen korak, ki ga urejajo pravila v Sloveniji.
- Ko je račun izdan, ponudba v CRM postane samo za branje, tako da se dokument ne spreminja za nazaj.
- Za drug program za račune ali lasten ERP so na voljo API ključi in webhooki – to so lastne povezave, ne gotovi konektorji.
- Vedno preverite, da sta davčna številka in naslov v CRM pravilna, sicer bo tudi račun napačen.
Celoten potek od priložnosti do računa
- Prodajnik označi priložnost kot dobljeno in priloži sprejeto ponudbo.
- Podatki o stranki (naziv, davčna številka, naslov) so na kartici in se uporabijo za račun.
- Iz sprejete ponudbe z gumbom »Izdaj račun« v 4invoices nastane račun.
- Izdani račun se vodi v 4invoices, ponudba v CRM pa postane samo za branje.
- Če je za vašo vrsto računa predpisano pošiljanje v nacionalni sistem e-računov, to uredite ločeno, po veljavnih pravilih – 4softcrm tega koraka ne izvaja.
Kaj preveriti, preden začnete
- Da so davčni podatki na kartici pravilni – napačna davčna številka pomeni napačen račun.
- Kdo sme izdati račun: tega ne bi smel vsak prodajnik.
- Kaj velja za dobropise in delne račune – potek mora pokriti tudi negativne primere.
- Kaj za vaš primer določajo nacionalna pravila o e-računih; preverite jih pri računovodji ali pristojnem organu, saj 4softcrm in 4invoices računov ne pošiljata v državni sistem.
Pogoste napake
- Davčni podatki samo v programu za račune, v CRM pa blagovna imena – nikoli se ne ujemajo.
- Samodejno izdajanje brez človeške potrditve pri velikih naročilih.
- Neopazovanje stanja plačil v programu za račune, zato prodaja še naprej dobavlja stranki, ki zamuja s plačili.
Kako pomaga 4softcrm
- Povezava s 4invoices: iz sprejete ponudbe z gumbom »Izdaj račun« nastane račun, brez ponovnega vnosa podatkov.
- API ključi in webhooki, če uporabljate drug program za račune ali lasten ERP; to so lastne povezave, ne gotovi konektorji.
- Ločene pravice za izdajanje dokumentov, neodvisne od dostopa do prodajnega lijaka.