Kaj o podatkih strank v CRM pravi GDPR?
CRM je po definiciji baza ljudi. To ga postavlja neposredno pod Uredbo (EU) 2016/679, v Sloveniji pa tudi pod zakon ZVOP-2 in nadzor Informacijskega pooblaščenca.
Kratek odgovor
- Vsaka obdelava potrebuje pravno podlago: privolitev, pogodbo, zakonsko obveznost ali zakoniti interes.
- Prospektiranje B2B se običajno opira na zakoniti interes; trženje po e-pošti ali WhatsAppu zahteva privolitev.
- S ponudnikom CRM podpišete pogodbo o obdelavi podatkov (DPA) – on je obdelovalec, vi ste upravljavec.
- Znati morate odgovoriti na zahteve posameznikov: dostop, popravek, izbris, prenosljivost.
- Ob kršitvi varnosti je rok za uradno obvestilo nadzornemu organu 72 ur.
Kaj mora obstajati v CRM za skladnost
- Polje s pravno podlago in virom vsakega stika – od kod je prišel in zakaj ga obdelujete.
- Evidenca privolitve za poslovno komunikacijo, z datumom in kanalom.
- Vloge in pravice, da vsak zaposleni vidi samo podatke, ki jih potrebuje.
- Dnevnik sprememb: kdo je zapis spremenil in kdaj.
- Izvoz in izbris na zahtevo, v strukturirani obliki.
- Politika hrambe – stikov se ne hrani v nedogled »za vsak primer«.
Najpogostejši vzroki za sankcije
Pri nadzornih postopkih v EU so med najpogostejšimi razlogi za sankcije pomanjkljivi minimalni tehnični varnostni ukrepi in neustrezna privolitev – vnaprej obkljukana, vezana ali nepreklicljiva.
Pri hudih kršitvah lahko globa doseže 20 milijonov evrov ali 4 % letnega svetovnega prometa.
Pogoste napake
- Uvoz kupljenega seznama brez možnosti, da dokažete, od kod so podatki.
- Pošiljanje seznama strank po e-pošti ali WhatsAppu med sodelavci.
- Poln dostop za vse uporabnike, »da bo preprosteje«.
- Brez podpisane pogodbe DPA s ponudnikom CRM in drugimi dobavitelji, ki se dotikajo podatkov.
- Brisanje stika brez brisanja kopij v lokalnih izvozih.
Kako pomaga 4softcrm
- Pravna podlaga, vir in privolitev so zapisani kot strukturirani podatki pri vsakem stiku.
- Podrobne vloge in pravice, z dnevnikom sprememb po zapisu.
- Izvoz in izbris na zahtevo, s podatki, gostovanimi v Evropski uniji.