Kje so shranjeni podatki v CRM in zakaj je pomembno, da so v EU?
Prvo vprašanje vsake revizije podatkov je »kje so podatki shranjeni: na lastnem strežniku, v oblaku, v CRM, v preglednicah ali na papirju?«. Odgovor mora biti dokumentiran, ne predpostavljen.
Kratek odgovor
- Podatki v oblačnem CRM ležijo v podatkovnih centrih ponudnika ali njegovega ponudnika gostovanja.
- Če so ti podatkovni centri zunaj Evropskega gospodarskega prostora, prenos zahteva dodatna jamstva.
- Običajna jamstva so standardne pogodbene klavzule in ocena učinka prenosa.
- Gostovanje v EU vas samodejno ne naredi skladnih, odpravi pa najzapletenejše poglavje skladnosti.
- Pisno zahtevajte lokacije podatkovnih centrov in seznam podobdelovalcev ponudnika.
Kaj vprašati ponudnika, preden podpišete
- »V kateri državi so podatkovni centri z mojimi produkcijskimi podatki?«
- »Kje se izdelujejo varnostne kopije in kako dolgo se hranijo?«
- »Kdo so podobdelovalci in katerega dela podatkov se dotikajo?«
- »Ali boste z mano podpisali pogodbo o obdelavi podatkov (DPA)?«
- »Kako in kako hitro dobim poln izvoz, če zaprem račun?«
Zakaj je to v praksi pomembno
- Prenos zunaj EGP brez jamstev je sam po sebi kršitev, tudi če ni bilo incidenta.
- Veliki B2B kupci v razpisni dokumentaciji sprašujejo po lokaciji podatkov; nejasen odgovor vas lahko izloči.
- Pri inšpekciji morate znati pokazati, kje podatki ležijo – ne le ime ponudnika.
- Tudi zakasnitev in razpoložljivost sta boljši, ko je podatkovni center blizu uporabnikom.
Pogoste napake
- Predpostavka, da ponudnik s sedežem v EU samodejno gostuje v EU.
- Spregled integracij: konektor, ki pošilja stike storitvi tretje osebe, spremeni zemljevid podatkov.
- Nič ne dokumentirati, nato pa ne znati odgovoriti na prvo vprašanje revizije.
Kako pomaga 4softcrm
- Infrastruktura v Evropski uniji, vključno z varnostnimi kopijami.
- Poln izvoz podatkov na zahtevo, v strukturirani obliki.
- Izvorno povezan ekosistem 4b2b, torej manj konektorjev tretjih oseb, ki prenašajo podatke zunaj EU.