Ako migrovať údaje z HubSpotu, Pipedrive či Salesforce bez straty?
Takmer každá neúspešná migrácia má rovnakú príčinu: kontakty sa presunuli, história nie. Bez histórie sa tím vráti k starému systému — alebo k Excelu — už v prvom mesiaci.
Stručná odpoveď
- Exportujte štyri samostatné entity: kontakty, firmy, obchody a aktivity (e-maily, hovory, poznámky).
- Zachovajte pôvodné identifikátory, aby sa dali znovu zostaviť väzby kontakt–firma–obchod.
- Databázu vyčistite pred importom, nie po ňom: importované duplicity sa množia.
- Fázy lievika vytvorte znovu s rovnakými názvami, aby historické reporty zostali porovnateľné.
- Dva týždne prevádzkujte oba systémy paralelne a potom starý prepnite len na čítanie.
Kontrolný zoznam exportu
- Kontakty — so všetkými vlastnými vlastnosťami, nielen so štandardnými.
- Firmy — s IČ DPH, adresou a väzbou na ich kontakty.
- Obchody — s hodnotou, fázou, dátumom vytvorenia, dátumom uzavretia a dôvodom straty.
- Aktivity — e-maily, hovory, poznámky a stretnutia s dátumom a autorom.
- Prílohy — ponuky a podpísané zmluvy, ak sú uložené v CRM.
- Používatelia — aby boli obchody pridelené správnym ľuďom, nie generickému účtu.
Správne poradie importu
- Najprv vytvorte používateľov, aby pridelenia mali kam dopadnúť.
- Importujte firmy, pretože sú „rodičom“ kontaktov.
- Importujte kontakty a prepojte ich s firmami podľa pôvodného identifikátora.
- Importujte obchody a prepojte ich s kontaktom, firmou a používateľom.
- Aktivity importujte nakoniec — je ich najviac a sú najpomalšie.
- Na 10 náhodne vybraných zákazníkoch skontrolujte, že záznam vyzerá úplne, nielen že sedia súčty.
Časté chyby pri migrácii
- Migrovať všetko vrátane kontaktov mŕtvych 5 rokov. Nová databáza začína špinavá.
- Preskočiť aktivity, lebo ich je „príliš veľa“ — práve tie ženú prijatie systému.
- Zrušiť prístup k starému systému v ten istý deň ako import.
- Nekontrolovať deduplikáciu, takže tá istá firma sa objaví trikrát s rôznym pravopisom.
Ako pomáha 4softcrm
- Import zo súborov CSV exportovaných z HubSpotu, Pipedrive, Salesforce a Zoho, s mapovaním polí krok za krokom.
- Deduplikácia pri importe, aby sa ten istý kontakt nedostal do databázy dvakrát.
- Vlastné polia, takže nemusíte zahadzovať vlastnosti zo starého systému.