Jak uchovat e-maily zákazníků v CRM?
Pokud konverzace se zákazníky zůstávají jen v osobních schránkách, karty v CRM jsou prázdné a systému nikdo nevěří. Řešením je jednoduché pravidlo: obchodní korespondence odchází z CRM.
Stručná odpověď
- V 4softcrm odesíláte e-mail 1:1 přímo z karty kontaktu nebo obchodu.
- Odeslaná zpráva zůstane v historii záznamu, vedle hovorů, schůzek a zpráv WhatsApp nebo SMS.
- 4softcrm nesynchronizuje vaši schránku Gmail ani Outlook; zprávy odeslané mimo CRM se na kartě automaticky neobjeví.
- Důležité odpovědi přijaté ve vaší schránce zapisujete jako aktivitu k obchodu.
- Schůzky plánujete v kalendáři aktivit v CRM, navázané na kontakt a obchod.
Kde tým vede jednotlivé typy komunikace
Jednoduché pravidlo pro tým
| Typ | Kde probíhá | Jak se dostane na kartu |
|---|---|---|
| Odeslaný obchodní e-mail | Z karty kontaktu nebo obchodu | Automaticky do historie |
| Odpověď přijatá do schránky | V Gmailu, Outlooku nebo jiném e-mailovém klientovi | Zapsána ručně jako aktivita |
Kroky pro zavedení do praxe
- Dohodněte se v týmu, že nabídky a follow-upy se odesílají z CRM, ne z osobní schránky.
- Ověřte, že každý kontakt má na kartě správnou e-mailovou adresu.
- Odešlete první e-mail z karty obchodu a ověřte, že se objeví v historii.
- Zapisujte jako aktivitu odpovědi, které mění stav obchodu.
- Schůzky plánujte v kalendáři aktivit, aby se objevily na kartě i ve schránce aktivit.
Časté chyby
- Nabídky odeslané z osobní schránky, takže karta neukazuje, co bylo zákazníkovi slíbeno.
- Odpovědi, které mění vyjednávání, ale nikdy se nezapíšou do CRM.
- Žádná politika uchovávání, takže zprávy s osobními údaji zůstávají navždy.
- Neinformování zaměstnanců, co se v CRM zaznamenává – problém důvěry i souladu s předpisy.
Jak pomáhá 4softcrm
- E-mail 1:1 odeslaný přímo z karty kontaktu nebo obchodu a uložený v historii.
- Kalendář a schránka aktivit se schůzkami navázanými na kontakt a obchod.
- SMS a WhatsApp odeslané ze stejné karty přes 4notify, ve stejné historii.