Kde jsou uložena data v CRM a proč záleží na hostingu v EU?
První otázka každého auditu dat zní: „kde jsou data uložena – na vlastním serveru, v cloudu, v CRM, v tabulkách, nebo na papíře?“ Odpověď musí být zdokumentovaná, ne předpokládaná.
Stručná odpověď
- Data v cloudovém CRM leží v datových centrech dodavatele nebo jeho poskytovatele hostingu.
- Pokud jsou tato datová centra mimo Evropský hospodářský prostor, přenos vyžaduje další záruky.
- Obvyklými zárukami jsou standardní smluvní doložky a posouzení dopadu přenosu.
- Hosting v EU vás automaticky nečiní souladnými, ale odstraňuje nejsložitější kapitolu souladu.
- Písemně požádejte o umístění datových center a seznam dalších zpracovatelů dodavatele.
Na co se zeptat dodavatele před podpisem
- „V jaké zemi jsou datová centra s mými produkčními daty?“
- „Kde se dělají zálohy a jak dlouho se uchovávají?“
- „Kdo jsou další zpracovatelé a kterých dat se dotýkají?“
- „Podepíšete se mnou smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA)?“
- „Jak získám úplný export a jak rychle, když účet zruším?“
Proč na tom v praxi záleží
- Přenos mimo EHP bez záruk je sám o sobě porušením, i když k incidentu nedošlo.
- Velcí B2B zákazníci se v zadávací dokumentaci ptají na umístění dat; vágní odpověď vás může diskvalifikovat.
- Při kontrole musíte umět doložit, kde data leží – ne jen jméno dodavatele.
- Latence a dostupnost jsou také lepší, když je datové centrum blízko uživatelům.
Časté chyby
- Předpoklad, že dodavatel se sídlem v EU automaticky hostuje v EU.
- Ignorování integrací: konektor, který posílá kontakty službě třetí strany, mění mapu dat.
- Nic nezdokumentovat a pak nedokázat odpovědět na první otázku auditu.
Jak pomáhá 4softcrm
- Infrastruktura v Evropské unii, včetně záloh.
- Úplný export dat na požádání ve strukturovaném formátu.
- Nativně propojený ekosystém 4b2b, tedy méně konektorů třetích stran, které přesouvají data mimo EU.