Jak migrovat data z HubSpotu, Pipedrive nebo Salesforce bez ztrát?
Téměř každá nezdařená migrace má stejnou příčinu: kontakty se přenesly, historie ne. Bez historie se tým během prvního měsíce vrátí ke starému systému – nebo k Excelu.
Stručná odpověď
- Exportujte čtyři samostatné entity: kontakty, firmy, obchody a aktivity (e-maily, hovory, poznámky).
- Zachovejte původní identifikátory, aby šly obnovit vazby kontakt–firma–obchod.
- Databázi vyčistěte před importem, ne po něm: naimportované duplicity se množí.
- Fáze pipeline vytvořte znovu se stejnými názvy, aby historické reporty zůstaly srovnatelné.
- Dva týdny provozujte oba systémy paralelně a pak starý přepněte jen pro čtení.
Kontrolní seznam exportu
- Kontakty – se všemi vlastními vlastnostmi, nejen standardními.
- Firmy – s DIČ, adresou a vazbou na jejich kontakty.
- Obchody – s hodnotou, fází, datem vytvoření, datem uzavření a důvodem prohry.
- Aktivity – e-maily, hovory, poznámky a schůzky s datem a autorem.
- Přílohy – nabídky a podepsané smlouvy, pokud jsou uloženy v CRM.
- Uživatelé – aby byly obchody přiřazeny správným lidem, ne obecnému účtu.
Správné pořadí importu
- Nejprve vytvořte uživatele, aby přiřazení měla kam dopadnout.
- Importujte firmy, protože jsou „rodičem“ kontaktů.
- Importujte kontakty a propojte je s firmami podle původního identifikátoru.
- Importujte obchody a propojte je s kontaktem, firmou a uživatelem.
- Aktivity importujte nakonec – je jich nejvíc a jsou nejpomalejší.
- U 10 náhodně vybraných zákazníků ověřte, že karta vypadá úplně, nejen že sedí součty.
Časté chyby při migraci
- Migrace všeho včetně kontaktů mrtvých 5 let. Nová databáze začíná špinavá.
- Přeskočení aktivit, protože „je jich moc“ – přesně ty přitom pohánějí adopci.
- Odříznutí přístupu do starého systému ve stejný den jako import.
- Nezkontrolovaná deduplikace, takže se stejná firma objeví třikrát s různým pravopisem.
Jak pomáhá 4softcrm
- Import ze souborů CSV vyexportovaných z HubSpotu, Pipedrive, Salesforce, Zoho nebo Excelu, s mapováním polí krok za krokem.
- Deduplikace při importu, aby se stejný kontakt nedostal do databáze dvakrát.
- Vlastní pole, takže nemusíte opouštět vlastnosti ze starého systému.