Kan CRM-systemet kobles til fakturering og e-fakturering?
Ja, for selve fakturaen, og det er en af de integrationer med den tydeligste tidsbesparelse: koblingen fjerner den manuelle genindtastning af kundedata mellem salg og fakturering. Indberetning til nationale e-faktureringssystemer er derimod et selvstændigt, reguleret trin.
Kort svar
- En aftale, der er markeret som vundet, kan danne udgangspunkt for fakturaen med kundedata allerede udfyldt.
- I 4softcrm opretter du fakturaen i 4invoices fra det nummererede tilbud med knappen »Udsted faktura«.
- 4softcrm og 4invoices sender ikke fakturaer til de nationale e-faktureringssystemer; det er et særskilt trin med egne regler (fx NemHandel eller Peppol over for offentlige kunder).
- Til andre faktureringsprogrammer eller dit eget ERP kobler du via API og webhooks.
- Kontrollér altid de nationale regler for e-fakturering i dit land og at CVR-nummer og adresse i CRM'et er korrekte, ellers afvises fakturaen.
Det samlede flow, fra aftale til betaling
- Sælgeren markerer aftalen som vundet og vedhæfter det accepterede tilbud.
- Kundens fakturaoplysninger (navn, CVR-nummer, adresse) hentes fra kundekortet.
- Fakturaen oprettes i 4invoices ud fra det nummererede tilbud, så den kan gennemgås og udstedes.
- Den eventuelle indberetning til det nationale e-faktureringssystem sker som et særskilt trin efter landets regler.
- Betalingsstatus følger du i faktureringsløsningen, og du tjekker den, før du lover en ny levering.
Hvad du tjekker, før du tager koblingen i brug
- At fakturaoplysningerne i CRM'et er validerede – et forkert CVR-nummer kan få fakturaen afvist.
- Hvem der må udstede fakturaen: ikke enhver sælger bør kunne det.
- Hvad der sker med kreditnotaer og delfakturaer – flowet skal også dække de negative tilfælde.
- At der ikke udstedes dobbelte fakturaer, hvis en aftale markeres som vundet to gange.
Typiske fejl
- At holde fakturaoplysningerne kun i faktureringsprogrammet, mens CRM'et rummer handelsnavne – de matcher aldrig.
- At antage, at koblingen også indberetter fakturaen til det nationale e-faktureringssystem – det er et selvstændigt trin.
- At undlade at følge betalingsstatus, så salg bliver ved med at levere til en kunde i restance.
Sådan hjælper 4softcrm
- En direkte kobling til 4invoices: fra tilbuddet opretter du fakturaen uden at taste kundedata igen.
- API og webhooks, hvis du bruger et andet faktureringsprogram eller dit eget ERP.
- Særskilte rettigheder til at udstede dokumenter, adskilt fra adgang til pipelinen.