Hvad siger GDPR om kundedata i et CRM?

Hvad der skal findes i CRM'et for at være compliant

• Et felt med retsgrundlag og kilde for hver kontakt – hvor den kom fra, og hvorfor du behandler den.
• En registrering af samtykket til kommerciel kommunikation med dato og kanal.
• Roller og rettigheder, så hver medarbejder kun ser de data, vedkommende har brug for.
• En ændringslog: hvem har ændret et kort, og hvornår.
• Eksport og sletning efter anmodning i et struktureret format.
• En opbevaringspolitik – kontakter gemmes ikke ubegrænset »for en sikkerheds skyld«.

De hyppigste årsager til sanktioner

I tilsynssager under GDPR er de hyppigste grunde til sanktioner utilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger og samtykker, der ikke lever op til kravene – forhåndsafkrydsede, bundtede eller umulige at trække tilbage.

Ved alvorlige overtrædelser kan bøden nå 20 millioner euro eller 4 % af den årlige globale omsætning.

Typiske fejl

• At importere en købt liste uden mulighed for at dokumentere, hvor data stammer fra.
• At sende kundelisten rundt mellem kolleger på e-mail eller WhatsApp.
• Fuld adgang til alle brugere, »for at gøre det enkelt«.
• Ingen underskrevet databehandleraftale med CRM-leverandøren og de andre leverandører, der berører data.
• At slette en kontakt uden at slette kopierne i lokale eksporter.

Sådan hjælper 4softcrm

• Retsgrundlag, kilde og samtykke registreres som strukturerede data på hver kontakt.
• Detaljerede roller og rettigheder med en ændringslog pr. kort.
• Eksport og sletning efter anmodning, med data hostet i Den Europæiske Union.