Hvordan holder jeg kundernes e-mails samlet i CRM'et?
Hvis kundesamtaler kun ligger i private postkasser, er CRM-kortene tomme, og ingen stoler på systemet. Løsningen er en enkel regel: kommerciel korrespondance sendes fra CRM'et.
Kort svar
- I 4softcrm sender du e-mailen 1:1 direkte fra kontakt- eller aftalekortet.
- Den sendte besked bliver i kortets historik ved siden af opkald, møder samt WhatsApp- og SMS-beskeder.
- 4softcrm synkroniserer ikke din Gmail- eller Outlook-postkasse; beskeder sendt uden for CRM'et vises ikke automatisk på kortet.
- Vigtige svar, du modtager i din postkasse, registrerer du som en aktivitet på aftalen.
- Du planlægger møder i CRM'ets aktivitetskalender, knyttet til kontakten og aftalen.
Hvor teamet har hver type kommunikation
En enkel regel for teamet
| Type | Hvor det sker | Hvordan det når kortet |
|---|---|---|
| Sendt kommerciel e-mail | Fra kontakt- eller aftalekortet | Automatisk i historikken |
| Svar modtaget i postkassen | I Gmail, Outlook eller en anden mailklient | Registreres manuelt som aktivitet |
Trin til at indføre det i praksis
- Aftal i teamet, at tilbud og opfølgninger sendes fra CRM'et, ikke fra en privat postkasse.
- Kontrollér, at hver kontakt har den korrekte e-mailadresse på kortet.
- Send den første e-mail fra aftalekortet, og kontrollér, at den vises i historikken.
- Registrér som aktivitet de svar, der ændrer aftalens tilstand.
- Planlæg møder i aktivitetskalenderen, så de vises på kortet og i aktivitetsindbakken.
Typiske fejl
- Tilbud sendt fra en privat postkasse, så kortet ikke viser, hvad kunden blev lovet.
- Svar, der ændrer forhandlingen, men aldrig registreres i CRM'et.
- Ingen opbevaringspolitik, så beskeder med personoplysninger gemmes for evigt.
- At undlade at informere medarbejderne om, hvad der registreres i CRM'et – både et tillids- og et compliance-problem.
Sådan hjælper 4softcrm
- E-mail 1:1 sendt direkte fra kontakt- eller aftalekortet og gemt i historikken.
- En aktivitetskalender og -indbakke med møder knyttet til kontakten og aftalen.
- SMS og WhatsApp sendt fra samme kort via 4notify, i samme historik.