Miten säilytän asiakkaiden sähköpostit CRM:ssä?
Jos asiakaskeskustelut jäävät vain henkilökohtaisiin postilaatikoihin, CRM:n kortit ovat tyhjiä eikä kukaan luota järjestelmään. Korjaus on yksinkertainen sääntö: kaupallinen kirjeenvaihto lähtee CRM:stä.
Lyhyt vastaus
- 4softcrm:ssä lähetät sähköpostin 1:1 suoraan yhteyshenkilön tai kaupan kortilta.
- Lähetetty viesti jää kortin historiaan puheluiden, tapaamisten sekä WhatsApp- ja SMS-viestien viereen.
- 4softcrm ei synkronoi Gmail- tai Outlook-postilaatikkoasi; CRM:n ulkopuolella lähetetyt viestit eivät näy kortilla automaattisesti.
- Kirjaat postilaatikkoosi saapuneet tärkeät vastaukset toimenpiteeksi kaupalle.
- Ajoitat tapaamiset CRM:n toimenpidekalenterissa, liitettynä yhteyshenkilöön ja kauppaan.
Missä tiimi pitää kunkin viestintätyypin
Yksinkertainen sääntö tiimille
| Tyyppi | Missä se tapahtuu | Miten se päätyy kortille |
|---|---|---|
| Lähetetty kaupallinen sähköposti | Yhteyshenkilön tai kaupan kortilta | Automaattisesti historiaan |
| Postilaatikkoon saapunut vastaus | Gmailissa, Outlookissa tai muussa sähköpostiohjelmassa | Kirjataan käsin toimenpiteeksi |
Askeleet käytäntöön
- Sovi tiimissä, että tarjoukset ja seurantaviestit lähetetään CRM:stä, ei henkilökohtaisesta postilaatikosta.
- Tarkista, että jokaisen yhteyshenkilön kortilla on oikea sähköpostiosoite.
- Lähetä ensimmäinen sähköposti kaupan kortilta ja tarkista, että se näkyy historiassa.
- Kirjaa toimenpiteeksi vastaukset, jotka muuttavat kaupan tilaa.
- Ajoita tapaamiset toimenpidekalenteriin, jotta ne näkyvät kortilla ja toimenpidelistassa.
Yleiset virheet
- Tarjoukset lähetetään henkilökohtaisesta postilaatikosta, joten kortti ei näytä, mitä asiakkaalle on luvattu.
- Vastaukset, jotka muuttavat neuvottelua, jäävät kirjaamatta CRM:ään.
- Ei säilytyskäytäntöä, joten henkilötietoja sisältäviä viestejä säilytetään ikuisesti.
- Työntekijöille ei kerrota, mitä CRM:ään tallennetaan – sekä luottamuksen että vaatimustenmukaisuuden ongelma.
Miten 4softcrm auttaa
- Sähköposti 1:1 suoraan yhteyshenkilön tai kaupan kortilta, tallennettuna historiaan.
- Toimenpidekalenteri ja toimenpidelista, joissa tapaamiset on liitetty yhteyshenkilöön ja kauppaan.
- SMS ja WhatsApp lähetetään samalta kortilta 4notifyn kautta, samaan historiaan.