Missä CRM:n tiedot säilytetään ja miksi EU-sijainnilla on väliä?
Jokaisen tietoauditin ensimmäinen kysymys on ”missä tiedot säilytetään: omalla palvelimella, pilvessä, CRM:ssä, taulukoissa vai paperilla?”. Vastaus on dokumentoitava, ei oletettava.
Lyhyt vastaus
- Pilvi-CRM:n tiedot sijaitsevat toimittajan tai tämän hosting-palveluntarjoajan datakeskuksissa.
- Jos nämä datakeskukset ovat Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto edellyttää lisäsuojatoimia.
- Tavanomaisia suojatoimia ovat vakiosopimuslausekkeet ja siirtovaikutusten arviointi.
- EU-hosting ei tee sinusta automaattisesti vaatimustenmukaista, mutta se poistaa monimutkaisimman vaatimustenmukaisuuden osa-alueen.
- Pyydä kirjallisesti datakeskusten sijainnit ja toimittajan alikäsittelijöiden luettelo.
Mitä toimittajalta kysytään ennen allekirjoitusta
- ”Missä maassa tuotantotietojani sisältävät datakeskukset sijaitsevat?”
- ”Missä varmuuskopiot tehdään ja kuinka kauan niitä säilytetään?”
- ”Ketkä ovat alikäsittelijät ja mihin osaan tiedoista he koskevat?”
- ”Allekirjoitatko kanssani henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA)?”
- ”Miten saan täyden viennin ja kuinka nopeasti, jos suljen tilin?”
Miksi sillä on käytännössä väliä
- Siirto ETA:n ulkopuolelle ilman suojatoimia on itsessään rikkomus, vaikka tapahtumaa ei olisi sattunut.
- Isot B2B-asiakkaat pyytävät tietojen sijaintia tarjouspyynnöissään; epämääräinen vastaus voi sulkea sinut pois.
- Tarkastuksessa sinun on pystyttävä osoittamaan, missä tiedot sijaitsevat – ei vain toimittajan nimeä.
- Myös viive ja saatavuus ovat parempia, kun datakeskus on lähellä käyttäjiä.
Yleiset virheet
- Oletetaan, että EU:ssa pääkonttoria pitävä toimittaja isännöi automaattisesti EU:ssa.
- Jätetään integraatiot huomiotta: liitin, joka lähettää yhteystietoja kolmannen osapuolen palveluun, muuttaa tietokarttaa.
- Ei dokumentoida mitään, eikä sitten pystytä vastaamaan auditin ensimmäiseen kysymykseen.
Miten 4softcrm auttaa
- Infrastruktuuri Euroopan unionissa, varmuuskopiot mukaan lukien.
- Täysi tietojen vienti pyynnöstä jäsennellyssä muodossa.
- Natiivisti integroitu 4b2b-ekosysteemi, joten vähemmän kolmannen osapuolen liittimiä siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle.