Miten siirrän tiedot HubSpotista, Pipedrivesta tai Salesforcesta ehjänä?
Lähes jokaisella epäonnistuneella siirrolla on sama syy: yhteyshenkilöt siirtyivät, historia ei. Ilman historiaa tiimi palaa vanhaan järjestelmään – tai Exceliin – ensimmäisen kuukauden aikana.
Lyhyt vastaus
- Vie neljä erillistä kokonaisuutta: yhteyshenkilöt, yritykset, kaupat ja toimenpiteet (sähköpostit, puhelut, muistiinpanot).
- Säilytä alkuperäiset tunnisteet, jotta yhteyshenkilön, yrityksen ja kaupan väliset linkit voidaan rakentaa uudelleen.
- Siivoa tietokanta ennen tuontia, ei sen jälkeen: tuodut kaksoiskappaleet lisääntyvät.
- Rakenna myyntiputken vaiheet uudelleen samoilla nimillä, jotta historialliset raportit pysyvät vertailukelpoisina.
- Aja molempia järjestelmiä rinnakkain kaksi viikkoa ja aseta vanha sitten vain luettavaksi.
Vientitarkistuslista
- Yhteyshenkilöt – kaikkine räätälöityine ominaisuuksineen, ei vain vakioiden.
- Yritykset – Y-tunnuksineen, osoitteineen ja linkkeineen yhteyshenkilöihin.
- Kaupat – arvoineen, vaiheineen, luontipäivineen, sulkemispäivineen ja häviön syineen.
- Toimenpiteet – sähköpostit, puhelut, muistiinpanot ja tapaamiset päivämäärineen ja tekijöineen.
- Liitteet – tarjoukset ja allekirjoitetut sopimukset, jos ne säilytetään CRM:ssä.
- Käyttäjät – jotta kaupat osoitetaan oikeille ihmisille, ei yleistilille.
Oikea tuontijärjestys
- Luo ensin käyttäjät, jotta osoituksilla on kohde.
- Tuo yritykset, koska ne ovat yhteyshenkilöiden ”vanhempia”.
- Tuo yhteyshenkilöt ja linkitä ne yrityksiin alkuperäisen tunnisteen avulla.
- Tuo kaupat ja linkitä ne yhteyshenkilöön, yritykseen ja käyttäjään.
- Tuo toimenpiteet viimeisenä – ne ovat lukuisimmat ja hitaimmat.
- Tarkista 10 satunnaisesti valitulta asiakkaalta, että kortti näyttää täydelliseltä, ei vain että summat täsmäävät.
Yleiset siirtovirheet
- Siirretään kaikki, myös 5 vuotta kuolleet yhteyshenkilöt. Uusi tietokanta alkaa likaisena.
- Toimenpiteet ohitetaan, koska ”niitä on liikaa” – juuri ne ajavat käyttöönottoa.
- Vanhan järjestelmän pääsy katkaistaan samana päivänä kuin tuonti.
- Kaksoiskappaleiden poistoa ei tarkisteta, joten sama yritys esiintyy kolmesti eri kirjoitusasuilla.
Miten 4softcrm auttaa
- Tuonti CSV-tiedostoista (myös HubSpotin, Pipedriven, Salesforcen ja Zohon viennit) vaiheittaisella kenttien yhdistämisellä.
- Kaksoiskappaleiden tarkistus tuonnissa, jotta sama yhteystieto ei päädy tietokantaan kahdesti.
- Räätälöidyt kentät, joten vanhan järjestelmän ominaisuuksia ei tarvitse pudottaa.