Összekapcsolható a CRM a számlázással és az elektronikus számlázással?
A CRM és a számlázás összekapcsolása az egyik legvilágosabb időmegtakarítást adó integráció: megszünteti az ügyféladatok kézi újragépelését az értékesítés és a számlázás között. A nemzeti e-számlázási rendszer felé történő beküldés viszont külön lépés.
Rövid válasz
- A 4softcrm-ben a számozott árajánlatból vagy a megnyert lehetőségből a „Számla kiállítása” gombbal a 4invoices-ban számlát vagy számlavázlatot készíthet.
- Az ügyfél adatai (név, adószám, cím) a CRM-ből kerülnek át, újragépelés nélkül.
- Ebben a kapcsolatban sem a 4softcrm, sem a 4invoices nem küldi be a számlát a nemzeti számlaadat-szolgáltatási vagy e-számlázási rendszerbe (Magyarországon a NAV Online Számla rendszerébe); ez külön, szabályozott lépés.
- Nézze meg a nemzeti szabályokat, és azt, hogy a használt számlázó szoftver hogyan teljesíti a beküldési kötelezettséget.
- Mindig ellenőrizze, hogy a CRM-ben szereplő adószám és cím érvényes, számlázásra alkalmas adat legyen, különben a számla hibás lesz.
A teljes folyamat az üzlettől a számláig
- Az értékesítő megnyertnek jelöli a lehetőséget, és csatolja az elfogadott árajánlatot.
- Az ügyfél adatai (név, adószám, cím) átkerülnek a számlázó szoftverbe.
- A számlát a 4invoices-ban állítják ki vagy készítik elő az árajánlat alapján.
- A nemzeti rendszer felé történő beküldés külön lépés, a számlázó szoftverben és az országban érvényes szabályok szerint.
- Az értékesítő a fizetési állapotot a számlázó szoftverben ellenőrzi, mielőtt új megrendelést kér.
Mit ellenőrizzen az integráció bekapcsolása előtt
- Hogy a CRM-ben szereplő számlázási adatok érvényesek — a hibás adószám hibás számlát eredményez.
- Ki jogosult számlát kiállítani: nem minden értékesítőnek kellene tudnia.
- Mi a helyzet a jóváíró számlákkal és a részszámlákkal — a folyamatnak a negatív eseteket is le kell fednie.
- Hogy nem készül duplikált számla, ha egy lehetőséget kétszer jelölnek megnyertnek.
Gyakori hibák
- A számlázási adatokat csak a számlázó szoftverben tartják, miközben a CRM kereskedelmi neveket tartalmaz — sosem egyeznek.
- Emberi jóváhagyás nélkül automatizálják a kiállítást nagy megrendeléseknél.
- Összekeverik a számla kiállítását a nemzeti rendszerbe való beküldéssel, és feltételezik, hogy az egyik a másikat is elvégzi.
Hogyan segít a 4softcrm
- A számozott árajánlatból a „Számla kiállítása” gombbal a 4invoices-ban készíthet számlát, harmadik fél összekötők nélkül.
- API és webhookok, ha más számlázó szoftvert vagy saját ERP-t használ.
- A dokumentumkiállításra külön jogosultságok, elkülönítve a pipeline-hozzáféréstől.