Kan CRM-systemet kopplas till fakturering och e-fakturering?
Ja för själva faktureringen, och det är en av integrationerna med tydligast tidsvinst. Kopplingen tar bort den manuella omregistreringen av kunduppgifter mellan försäljning och fakturering. Överföringen till statliga e-faktureringssystem är däremot ett separat steg.
Kort svar
- Från en godkänd offert (eller en vunnen affär) utfärdar du fakturan i 4invoices med knappen ”Utfärda faktura”, med kunduppgifterna redan ifyllda.
- 4softcrm och 4invoices skickar inte fakturor till något statligt system eller e-faktureringsnätverk; det är ett separat steg som regleras nationellt, så kontrollera reglerna för e-fakturering i Sverige.
- Betalningsstatus följer du i faktureringsappen, så kontrollera den där innan säljaren lovar en ny leverans.
- Använder du ett annat faktureringsprogram eller ett eget ERP-system kopplar du ihop dem via API och webhooks.
- Kontrollera alltid att organisationsnummer, momsnummer och adress i CRM-systemet stämmer med bolagets uppgifter, annars blir fakturan fel.
Hela flödet, från affär till betalning
- Säljaren markerar affären som vunnen och bifogar den godkända offerten.
- Kundens fakturauppgifter (namn, organisations- och momsnummer, adress) förs över till fakturaunderlaget i 4invoices.
- Fakturan utfärdas i 4invoices utifrån den numrerade offerten, med knappen ”Utfärda faktura”.
- Överföringen till nationella e-faktureringssystem, om din kund eller lagstiftningen kräver det, görs som ett separat steg – inte i CRM-systemet.
- Betalningen följer du upp i faktureringsappen och noterar vid behov som aktivitet på kundkortet.
Vad du kontrollerar innan du aktiverar kopplingen
- Att fakturauppgifterna i CRM-systemet är validerade – ett fel organisations- eller momsnummer ger en felaktig faktura.
- Vem som får utfärda fakturan: inte varje säljare bör kunna göra det.
- Vad som händer med kreditnotor och delfakturor – flödet måste täcka även de negativa fallen.
- Att inga dubbla fakturor utfärdas om en affär markeras som vunnen två gånger.
Vanliga misstag
- Att hålla fakturauppgifterna bara i faktureringsprogrammet medan CRM-systemet har handelsnamn – de stämmer aldrig överens.
- Att automatisera utfärdandet utan mänsklig validering för stora ordrar.
- Att inte följa upp betalningsstatusen, så att försäljningen fortsätter leverera till en kund med förfallna fakturor.
Så hjälper 4softcrm
- En direkt koppling till 4invoices för att utfärda fakturan från offerten, utan tredjepartskopplingar.
- API och webhooks om du använder ett annat faktureringsprogram eller ett eget ERP-system.
- Separata behörigheter för att utfärda dokument, skilda från åtkomsten till pipelinen.