Dá sa CRM prepojiť s fakturáciou a e-faktúrou?
Čiastočne, a je to jedna z integrácií s najjasnejšou úsporou času. Prepojenie odstraňuje ručné prepisovanie údajov o zákazníkovi medzi predajom a fakturáciou — odoslanie do štátneho systému e-fakturácie však riešite samostatne.
Stručná odpoveď
- Z prijatej ponuky vznikne vo 4invoices faktúra s už vyplnenými údajmi zákazníka, tlačidlom „Vystaviť faktúru“.
- 4softcrm ani 4invoices neodosielajú faktúry do štátneho systému e-fakturácie vašej krajiny; takéto prepojenie nie je súčasťou riešenia.
- Odoslanie do národného systému e-fakturácie je samostatný krok a jeho pravidlá určuje legislatíva vašej krajiny.
- Prepojenie s iným fakturačným softvérom alebo vlastným ERP sa rieši cez API alebo webhook.
- Vždy overte, že IČ DPH a adresa v CRM sú platné údaje, inak bude faktúra nesprávna; aktuálne národné pravidlá si overte u účtovníka alebo príslušného úradu.
Celý tok od obchodu po fakturáciu
- Obchodník označí obchod ako vyhraný a priloží prijatú ponuku.
- Fakturačné údaje zákazníka (názov, IČ DPH, adresa) prejdú do faktúry vo 4invoices.
- Faktúru skontrolujete a vystavíte vo 4invoices; po fakturácii je ponuka v CRM len na čítanie.
- Ak vaša krajina vyžaduje odoslanie do národného systému e-fakturácie, urobíte to ako samostatný krok mimo CRM.
- Stav úhrady sledujete vo fakturačnom softvéri.
Čo overiť pred zapnutím prepojenia
- Že fakturačné údaje v CRM sú overené — chybné IČ DPH spôsobí problémy pri neskoršom spracovaní faktúry.
- Kto smie vystaviť faktúru: nie každý obchodník by mal mať túto možnosť.
- Čo sa deje s dobropismi a čiastkovými faktúrami — tok musí pokrývať aj negatívne prípady.
- Že sa nevystavia duplicitné faktúry, ak sa obchod označí ako vyhraný dvakrát.
Časté chyby
- Držať fakturačné údaje len vo fakturačnom softvéri, kým CRM obsahuje obchodné názvy — nikdy sa nezhodujú.
- Automatizovať vystavovanie bez ľudskej validácie pri veľkých objednávkach.
- Predpokladať, že CRM alebo fakturačný nástroj za vás vybaví povinnosti voči štátnemu systému e-fakturácie.
Ako pomáha 4softcrm
- Natívne prepojenie na 4invoices na vystavenie faktúry z ponuky, bez konektorov tretích strán; odoslanie do štátneho systému e-fakturácie nezabezpečuje.
- API a webhooky, ak používate iný fakturačný softvér alebo vlastný ERP.
- Samostatné oprávnenia na vystavovanie dokladov, oddelené od prístupu k lieviku.