Ako udržať e-maily zákazníkov v CRM?
Ak rozhovory so zákazníkmi zostávajú len v osobných schránkach, záznamy v CRM sú prázdne a systému nikto neverí. Riešením je jednoduché pravidlo: obchodná korešpondencia odchádza z CRM.
Stručná odpoveď
- V 4softcrm posielate e-mail 1:1 priamo zo záznamu kontaktu alebo obchodu.
- Odoslaná správa zostane v histórii záznamu, vedľa hovorov, stretnutí a správ cez WhatsApp či SMS.
- 4softcrm nesynchronizuje vašu schránku Gmail ani Outlook; správy odoslané mimo CRM sa na zázname automaticky nezobrazia.
- Dôležité prijaté odpovede zo schránky zapíšete ako aktivitu na obchode.
- Stretnutia plánujete v kalendári aktivít CRM, prepojenom s kontaktom a obchodom.
Kde tím vedie ktorý typ komunikácie
Jednoduché pravidlo pre tím
| Typ | Kde sa deje | Ako sa dostane na záznam |
|---|---|---|
| Odoslaný obchodný e-mail | Zo záznamu kontaktu alebo obchodu | Automaticky, do histórie |
| Odpoveď prijatá v schránke | V Gmaile, Outlooku alebo inom e-mailovom klientovi | Zapíše sa ručne ako aktivita |
Kroky na zavedenie do praxe
- Dohodnite sa v tíme, že ponuky a následné kroky sa posielajú z CRM, nie zo súkromnej schránky.
- Skontrolujte, že každý kontakt má na zázname správnu e-mailovú adresu.
- Pošlite prvý e-mail zo záznamu obchodu a skontrolujte, že sa zobrazí v histórii.
- Ako aktivitu zapíšte odpovede, ktoré menia stav obchodu.
- Stretnutia plánujte v kalendári aktivít, aby sa zobrazili na zázname aj v schránke aktivít.
Časté chyby
- Ponuky odoslané zo súkromnej schránky, takže záznam neukazuje, čo bolo zákazníkovi sľúbené.
- Odpovede, ktoré menia rokovanie, ale nikdy sa nezapíšu do CRM.
- Žiadna politika uchovávania, takže správy s osobnými údajmi zostávajú navždy.
- Neinformovať zamestnancov, čo sa v CRM zaznamenáva — problém dôvery aj súladu.
Ako pomáha 4softcrm
- E-mail 1:1 odoslaný priamo zo záznamu kontaktu alebo obchodu a uložený v histórii.
- Kalendár a schránka aktivít so stretnutiami prepojenými na kontakt a obchod.
- SMS a WhatsApp odoslané z toho istého záznamu cez 4notify, do tej istej histórie.