Čo hovorí GDPR o údajoch zákazníkov v CRM?
CRM je z definície databáza ľudí. Tým patrí priamo pod nariadenie (EÚ) 2016/679 a pod dohľad Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Stručná odpoveď
- Každé spracúvanie potrebuje právny základ: súhlas, zmluvu, zákonnú povinnosť alebo oprávnený záujem.
- B2B oslovovanie sa zvyčajne opiera o oprávnený záujem; e-mailový alebo WhatsApp marketing vyžaduje súhlas.
- S dodávateľom CRM podpisujete zmluvu o spracúvaní osobných údajov (DPA) — oni sú sprostredkovateľ, vy ste prevádzkovateľ.
- Musíte vedieť vybaviť žiadosti dotknutých osôb: prístup, oprava, vymazanie, prenosnosť.
- Pri porušení bezpečnosti je lehota na oznámenie dozornému orgánu 72 hodín.
Čo musí byť v CRM, aby ste boli v súlade
- Pole s právnym základom a zdrojom každého kontaktu — odkiaľ pochádza a prečo ho spracúvate.
- Záznam o súhlase s obchodnou komunikáciou, s dátumom a kanálom.
- Roly a oprávnenia, aby každý zamestnanec videl len údaje, ktoré potrebuje.
- Záznam zmien: kto záznam zmenil a kedy.
- Export a vymazanie na požiadanie, v štruktúrovanom formáte.
- Politika uchovávania — kontakty sa neuchovávajú neobmedzene „pre istotu“.
Najčastejšie príčiny sankcií
V praxi dozorných orgánov patria medzi najčastejšie dôvody sankcií chýbajúce minimálne bezpečnostné opatrenia a nevyhovujúci súhlas — predzaškrtnutý, zlúčený s inými alebo nemožný odvolať.
Pri závažných porušeniach môže pokuta dosiahnuť 20 miliónov eur alebo 4 % celosvetového ročného obratu.
Časté chyby
- Importovať kúpený zoznam bez možnosti preukázať pôvod údajov.
- Posielať si zoznam zákazníkov medzi kolegami e-mailom alebo cez WhatsApp.
- Plný prístup pre každého používateľa, „aby to bolo jednoduché“.
- Žiadna podpísaná zmluva DPA s dodávateľom CRM a ďalšími dodávateľmi, ktorí s údajmi prichádzajú do styku.
- Vymazať kontakt bez vymazania kópií v lokálnych exportoch.
Ako pomáha 4softcrm
- Právny základ, zdroj a súhlas sa evidujú ako štruktúrované údaje na každom kontakte.
- Podrobné roly a oprávnenia, so záznamom zmien na záznam.
- Export a vymazanie na požiadanie, s údajmi hosťovanými v Európskej únii.