Kde sú uložené údaje v CRM a prečo záleží na tom, že sú v EÚ?
Prvá otázka každého auditu údajov znie: „kde sú údaje uložené: na vlastnom serveri, v cloude, v CRM, v tabuľkách alebo na papieri?“ Odpoveď musí byť zdokumentovaná, nie predpokladaná.
Stručná odpoveď
- Údaje v cloudovom CRM sú v dátových centrách dodávateľa alebo jeho hostingového poskytovateľa.
- Ak sú tieto dátové centrá mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, prenos vyžaduje dodatočné záruky.
- Bežnými zárukami sú štandardné zmluvné doložky a posúdenie vplyvu prenosu.
- Hosting v EÚ vás automaticky nerobí súladným, ale odstraňuje najzložitejšiu kapitolu súladu.
- Písomne si vyžiadajte umiestnenie dátových centier a zoznam subdodávateľov (sprostredkovateľov) dodávateľa.
Čo sa spýtať dodávateľa pred podpisom
- „V ktorej krajine sú dátové centrá s mojimi produkčnými údajmi?“
- „Kde sa robia zálohy a ako dlho sa uchovávajú?“
- „Kto sú subdodávatelia a ktorej časti údajov sa dotýkajú?“
- „Podpíšete so mnou zmluvu o spracúvaní osobných údajov (DPA)?“
- „Ako a ako rýchlo získam úplný export, ak účet zrušim?“
Prečo na tom v praxi záleží
- Prenos mimo EHP bez záruk je sám osebe porušením, aj keď nedošlo k incidentu.
- Veľkí B2B zákazníci pýtajú umiestnenie údajov v tendrových podkladoch; vágna odpoveď vás môže vyradiť.
- Pri kontrole musíte vedieť preukázať, kde údaje sú — nielen názov dodávateľa.
- Aj latencia a dostupnosť sú lepšie, keď je dátové centrum blízko používateľov.
Časté chyby
- Predpokladať, že dodávateľ so sídlom v EÚ automaticky hosťuje v EÚ.
- Ignorovať integrácie: konektor, ktorý posiela kontakty do služby tretej strany, mení mapu údajov.
- Nič nezdokumentovať a potom nevedieť odpovedať na prvú otázku auditu.
Ako pomáha 4softcrm
- Infraštruktúra v Európskej únii vrátane záloh.
- Úplný export údajov na požiadanie, v štruktúrovanom formáte.
- Natívne prepojený ekosystém 4b2b, teda menej konektorov tretích strán, ktoré presúvajú údaje mimo EÚ.