Dá se CRM propojit s fakturací a e-fakturací?
Ano, a patří k integracím s nejzřetelnější úsporou času. Propojení odstraní ruční přepisování údajů o zákazníkovi mezi obchodem a fakturací; elektronické odeslání do státních systémů ale zůstává samostatným krokem.
Stručná odpověď
- Z přijaté nabídky nebo vyhraného obchodu vytvoříte v 4invoices koncept faktury s již vyplněnými údaji o zákazníkovi.
- Tlačítko „Vystavit fakturu“ najdete u číslované nabídky v 4softcrm; fakturu pak zkontrolujete a vystavíte ve fakturační aplikaci.
- 4softcrm ani 4invoices neodesílají faktury do státního systému elektronické fakturace vaší země; to je samostatný krok upravený předpisy.
- Pro jiný fakturační software nebo vlastní ERP slouží API klíče a webhooky; hotové konektory nenabízíme.
- Před zapnutím ověřte pravidla elektronické fakturace platná ve vaší zemi a správnost DIČ a adresy zákazníka v CRM.
Celý tok od obchodního případu k faktuře
- Obchodník označí obchod jako vyhraný a přiloží přijatou nabídku.
- Z číslované nabídky vytvoříte tlačítkem „Vystavit fakturu“ koncept faktury v 4invoices.
- Fakturační údaje zákazníka (název, DIČ, adresa) se přenesou do konceptu faktury bez přepisování.
- Fakturu zkontrolujete, doplníte a vystavíte ve fakturační aplikaci.
- Případné odeslání do národního systému elektronické fakturace je samostatný krok, který se řídí pravidly vaší země.
Co ověřit před zapnutím propojení
- Že jsou fakturační údaje v CRM správné – chybné DIČ nebo adresa znamená vadnou fakturu.
- Kdo smí fakturu vystavit: ne každý obchodník by to měl umět.
- Jak postupovat u dobropisů a dílčích faktur; řešíte je ve fakturační aplikaci, proto si postup ujasněte předem.
- Že nevznikne duplicitní faktura, když je obchod omylem označen jako vyhraný dvakrát.
Časté chyby
- Fakturační údaje jen ve fakturační aplikaci, zatímco CRM obsahuje obchodní názvy – nikdy se neshodují.
- Vystavení faktury bez kontroly člověkem u velkých zakázek.
- Předpoklad, že propojení CRM s fakturací splní zákonné povinnosti elektronické fakturace. Odeslání do státního systému je samostatný krok.
Jak pomáhá 4softcrm
- Z číslované nabídky vytvoříte tlačítkem „Vystavit fakturu“ koncept faktury v 4invoices z ekosystému 4b2b.
- API klíče a webhooky pro jiný fakturační software nebo vlastní ERP; hotové konektory nenabízíme.
- Samostatná oprávnění pro vystavování dokumentů, oddělená od přístupu k pipeline.