Voiko CRM:n yhdistää laskutukseen ja verkkolaskutukseen?
Kyllä – ja se on yksi selkeimmin aikaa säästävistä yhteyksistä. Yhteys poistaa asiakastietojen käsin kirjoittamisen myynnin ja laskutuksen välillä. Laskun lähettäminen kansalliseen verkkolaskukanavaan on kuitenkin erillinen vaihe, jota 4softcrm ei hoida.
Lyhyt vastaus
- Hyväksytystä tarjouksesta luot laskun 4invoicessa ”Luo lasku” -painikkeella, jolloin asiakastiedot ovat valmiiksi täytettyinä.
- 4softcrm ja 4invoices eivät lähetä laskuja Suomen verkkolaskujärjestelmään tai -verkkoon; lähetys on erillinen vaihe.
- Verkkolaskutuksen vaatimukset ovat kansallisia ja säänneltyjä, joten tarkista voimassa olevat säännöt ennen käyttöönottoa.
- Jos käytät muuta laskutusohjelmaa, yhteys rakennetaan API-avaimilla ja webhookeilla; valmista liitintä ei ole.
- Varmista aina, että CRM:n Y-tunnus ja osoite ovat oikein, muuten lasku joudutaan korjaamaan.
Koko ketju kaupasta laskuun
- Myyjä merkitsee kaupan voitetuksi ja liittää siihen hyväksytyn tarjouksen.
- Asiakkaan tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite) ovat valmiina laskulle ilman uudelleenkirjoitusta.
- Luot hyväksytystä tarjouksesta laskun 4invoicessa ”Luo lasku” -painikkeella.
- Laskun tarkistaa ja antaa liikkeelle henkilö, jolla on siihen oikeus.
- Laskun lähetys asiakkaan verkkolaskuosoitteeseen tai kansalliseen verkkolaskukanavaan on erillinen vaihe, jonka säännöt tarkistetaan Suomessa voimassa olevista vaatimuksista.
Mitä tarkistaa ennen käyttöönottoa
- Että CRM:n yritystiedot (nimi, Y-tunnus, osoite) ovat oikein – väärät tiedot johtavat korjauksiin.
- Kuka saa antaa laskun liikkeelle: kaikilla myyjillä ei pidä olla tätä oikeutta.
- Mitä tapahtuu hyvityslaskuille ja osalaskuille – ketjun on katettava myös negatiiviset tapaukset.
- Ettei kaksoislaskuja synny, jos kauppa merkitään voitetuksi kahdesti.
Yleiset virheet
- Verotustiedot pidetään vain laskutusohjelmassa, kun CRM:ssä on kauppanimiä – ne eivät koskaan täsmää.
- Laskun luonti automatisoidaan ilman ihmisen tarkistusta suurissa tilauksissa.
- Maksutilaa ei seurata laskutuksessa, joten myynti jatkaa toimituksia viivästyneelle asiakkaalle.
Miten 4softcrm auttaa
- Tarjouksesta luot laskun 4invoicessa ilman uudelleenkirjoitusta; verkkolaskun lähetys kansalliseen järjestelmään on erillinen vaihe, jota 4softcrm ei tee.
- API ja webhookit, jos käytät eri laskutusohjelmaa tai omaa ERP:tä.
- Laskujen luonnille omat käyttöoikeudet, erillään myyntiputken käyttöoikeudesta.